検索を前提とするファイル管理術

Googleの人工知能(AI)、Geminiにすっかりはまってしまいました。その結果、使い始めて十日ほどで、普通の個人向け有料版、Google AI Proを、1カ月分の料金で3カ月間使い始めたことは昨日の本コーナーで書きました。

このサービスには「特典」がつきます。それは、Googleドライブの容量が2TBになることです。これだけあれば、自分のPCに保存用のドライブを用意する必要が軽減します。

何かの時のための保存用ドライブという点では、自分のPC内にあるよりも、クラウド(クラウドコンピューティング)にあるほうが断然安全です。なぜなら、災害のようなものに見舞われたら、保存用ドライブも一緒に被害に遭い、保存しているつもりが、保存にはまったくならない可能性が高いからです。

保存ドライブが、自分が住んでいるところから完全に離れたクラウドにあれば、安全に保存できます。

ただ、それは、3カ月間が過ぎたあとも使い続けることが条件です。その時になったら、月額2900円支払って使い続ける気が起きるかわかりません。

PCを日常的に使う人は、ファイルを仕分けするためのフォルダを作って使っているでしょう。私もフォルダで仕分けしています。しかし、YouTubeで次の動画を見たことで、Googleドライブだけでも、フォルダなしで使ってみることを考えています。

【脱フォルダが最強】Googleドライブならではのファイル管理は「検索」と「リンク」!Google ならではの最適なアクセス管理術を解説【共有/Google Workspace/Gemini】

本動画で語られることには、Googleドライブというのは、フォルダなしで使うことを前提としているそうです。

そこで、先ほど、Geminiにこのことを尋ね、ヒントになる回答を得たので共有します。

Googleの強力な検索機能を活かすため、次のことをしたらどうかと提案されました。

Googleドライブの強力な検索機能を使いこなす

検索窓にファイル名を入れるだけでなく、以下の検索チップを活用すると、数千ファイルの中から一瞬で目的のものが見つかります。

検索コマンド効果
type:pdfPDFファイルだけを表示
owner:me自分が作成したファイルだけを表示
to:メールアドレス特定の人に共有したファイルを探す
“フレーズ”ファイルの中身(テキスト)にその言葉が含まれるものを探す

いきなりフォルダなしが不安であれば、ということで、次のようなアドバイスも頂戴しました。

💡 アドバイス:完全な「フォルダなし」が不安なときは

いきなりフォルダをゼロにするのが不安な場合は、「大きな箱」を3つだけ作ってみてください。

  1. Inbox(一時保管): とりあえず放り込む場所。
  2. Archive(保管庫): 終わった仕事や過去の思い出。
  3. Shared(共有用): 誰かとやり取りするもの。

これ以上細かく分けたくなったら、そこは「検索」に任せる、というルールにすると挫折しにくいですよ。

PCを使うことは、ファイルを管理することであるといえます。自分が使うPCに無数にあるフォルダを今からなくすことは非現実的です。今後、Googleドライブを使う上で、しかも2TBも容量のあるドライブを効率的に使うため、アドバイスを参考にして、試してみようと考えています。